Zeiterfassung

1. Das Programm Verwaltung / Benutzerverwaltung starten.

2. Das Registerfeld Gruppen auswählen.

3. Eine neue Gruppe für Mechaniker anlegen oder eine vorhandene Gruppe auswählen.

4. Den Haken in der Checkbox Zuordnung / Mechaniker setzen.

   

5. Die Registerkarte Rechte anklicken.

6. In der Programmliste den Eintrag Zeiterfassung auswählen.

7. Die gewünschten Rechte vergeben Haken gesetzt bzw. einschränken Haken nicht gesetzt.

8. Die Änderungen mit der Schaltfläche Speichern  speichern.

9. Zum Registerfeld Benutzer wechseln.

10. Nacheinander die gewünschten Benutzer auswählen und der Gruppe Mechaniker zuordnen.

11. Im Bereich Anwendungsspezifisch den Leistungsgrad des Mechanikers eintragen.

12. Die Änderungen mit der Schaltfläche Speichern  speichern.

Im Registerfeld Unproduktiv werden unproduktive Arbeitszeiten der Mechaniker manuell erfasst.

Die Anzeige der Unproduktivzeiten erfolgt automatisch nach Datum sortiert.

Die erfassten Zeiten werden in der Unproduktivauswertung pro Mechaniker berücksichtigt.

Beendet der Mechaniker die Arbeit an einem Auftrag, kann im Reiter Aufträge im Feld Typ eine Unproduktivart ausgewählt und gestempelt werden. Der vorherige Auftrag wird automatisch abgestempelt!

Unproduktive Zeit erfassen

1. Den Ändern-Modus einschalten.
2. Die Schaltfläche Neu betätigen.
3. Den Mechaniker anhand der Drodownliste im Feld Mechaniker auswählen.
4. Eine Unproduktivart im Feld Unproduktivart auswählen.
   • Die Verwaltung der Unproduktivarten erfolgt im Registerfeld Parameter / Unproduktiv.
5. Das Start Datum und die Start Zeit sowie das Endedatum und die End Zeit erfassen.
6. Die Erfassung mit der Schaltfläche Speichern abschließen.

Im Registerfeld Abwesend werden Fehltage, wie z. B. Urlaub, Krankheit, Schulung, für die vollständige Mechanikerauswertung erfasst.

Zeitart Abwesend erfassen

1. Den Ändern-Modus einschalten.
2. Die Schaltfläche Neu betätigen.
3. Den Mechaniker anhand der Dropdownliste im Feld Mechaniker auswählen.
4. Eine Unproduktivart im Feld Unproduktivart auswählen.
   • Die Verwaltung der Unproduktivarten erfolgt im Registerfeld Parameter / Abwesend.
5. Das Start Datum und das Endedatum erfassen.
6. Die Erfassung mit der Schaltfläche Speichern abschließen.

Für die Erfassung eines halben Tages die Checkbox Halbtag aktivieren.

Im Registerfeld Produktiv können Stempelungen für Aufträge und Mechaniker erfasst, kontrolliert und korrigiert werden.

Registerkarte Aufträge

Nach dem Programaufruf werden alle Aufträge nach Datum sortiert aufgelistet.

Die Sortierung der Anzeige erfolgt anhand der Optionsfelder:

• Alle (inkl. abgerechnet)
• Alle (exkl. abgerechnet)
• Gestempelt
• Nicht gestempelt
• Abgeschlossen
• Ist-Zeit > Soll-Zeit

Die Auswahl kann mit dem Drucken Button ausgegeben werden.

Die farbige Kennzeichnung der Aufträge erfolgt nach den Kriterien:

• Weißer Hintergrund - Standard
• Gelber Hintergrund - Angestempelt
• Roter Hintergrund - Unterfakturiert
• Grüner Hintergrund - Bestätigt, Auftrag endgültig geschlossen
• Grüner Hintergrund mit roter Schrift - bestätigter Auftrag, unterfakturiert

Die Eingrenzung für den Zeitraum erfolgt anhand der Auswahltaste in der Menüleiste:

• Gesamt
• Aktuelles Jahr
• Aktuelles Monat
• Aktuelle Woche
• Heute

Bei der Auswahl Heute werden die Aufträge nach dem Stempeldatum sortiert angezeigt.

Sobald bei der Auftragserfassung die Zuordnung des Mechanikers erfolgt, wird im Programm Zeiterfassung, Reiter Aufträge der Auftrag mit dem Mechaniker angezeigt.

Um einen weiteren Mechaniker zuzuordnen, den Mechaniker anhand der Auswahltaste manuell hinzufügen, die Auftragsnummer kontrollieren und den Speichern Button bestätigen.

Produktive Zeiten erfassen

Die Mechanikerzeiten können mit dem Stempelautomaten direkt vom Mechaniker auf den Auftrag zugeordnet werden.

Eine manuelle Erfassung der Stempelzeiten wird im Programm Werkstatt / Zeiterfassung durchgeführt. Vorab muss im Werkstattauftrag das Feld Monteur mit dem Mechaniker belegt werden, der die Reparatur durchführen soll.

Das Programm Zeiterfassung starten oder das Zeiterfassungsprogramm direkt aus der Auftragsabwicklung über das Registerfeld Zeiterfassung aufrufen.

Erfolgt der Aufruf direkt aus der Auftragsabwicklung, wird der Auftrag mit den erfassten Arbeitswerten und dem zugeordneten Mechaniker angezeigt.

Wird das Programm Zeiterfassung, Reiter Aufträge gestartet, erscheint die Übersicht der Aufträge mit dem zugeordneten Mechaniker. Den Auftrag markieren , anhand der Auswahltaste den Mechaniker zuordnen und die Zeiten erfassen.

Die Auftragsnummer und die Zeit werden automatisch übernommen und müssen gespeichert werden.

Es können mehrere Mechaniker auf einen Auftrag stempeln!

Eine vorausgehende Kommt Stempelung eines Mechanikers ist zwingend!

Mit dem Anstempeln eines neuen Auftrags wird der vorherige Auftrag automatisch abgestempelt.

Registerkarte Stempelungen pro Auftrag

Über die Registerkarte Stempelungen pro Auftrag erscheint die Stundenübersicht des ausgewählten Auftrages. Die Zeiten können anhand der Checkbox selektiert, nach Zeiten gesamt oder Zeiten pro Mechaniker angezeigt werden.

Die Ansicht Zeiten gesamt zeigt die im Auftrag erfassten Positionen mit den AW-Mengen und den erfassten Soll-Zeiten und Ist-Zeiten

Sobald weitere Zeiten für einen Auftrag gestempelt werden, erfolgt die Aktualisierung beim Wechsel der Reiter.

Über die Option Zeiten pro Mechaniker werden die erfassten Zeiten angezeigt.

Eine manuelle Zeiterfassung kann im Bereich Zeiten zuordnen erfolgen.

Zuerst einen Mechaniker anhand der Auswahlliste wählen.

Die Stempelerfassung ist nur möglich, wenn die Kommt Stempelung des Mechanikers vorab erfasst wurde!

Anschließend die Von - Bis Zeit eingeben und die Zeit wird als Industriezeit umgerechnet. Im Feld Positionen kann die Zeit einer Position zugeordnet werden.

Wird bei der Erfassung der Mechanikerstempelung das Feld Positionen nicht bearbeitet, werden dem Mechaniker automatisch alle Arbeitspositionen zugeordnet.

Die Zeichen : - ,. dürfen im Feld Positionen nicht verwendet werden, da sie in der Berechnung der Statistiken nicht verarbeitet werden können!

Soll eine Mechaniker Stempelung gelöscht werden, diese Stempelung markieren und den Löschen Button bestätigen.

Eine Sicherheitsabfrage erfolgt!

Der Auftrag kann abgeschlossen werden, dazu die Option Zeiten gesamt bestätigen.

Hier das Datum der Stempelung eintragen und den Button Bestätigen/Reaktivieren anklicken.

Damit wird der gesamte Auftrag abgeschlossen und grün hinterlegt angezeigt.

Mit einem Klick auf den Button Bestätigen/Reaktivieren wird der Auftrag reaktiviert.

Damit erfolgt das Signal an die Werkstattannahme, dass dieser Auftrag abgerechnet werden kann.

Im PC Stempelautomat erscheinen alle Aufträge, sobald das Feld Monteur bearbeitet wurde.

Ebenso ist ein Druck über das Icon Drucken  Symbol möglich.

Registerkarte Stempelungen pro Mechaniker

Auf der Registerkarte Stempelungen pro Mechaniker wird die Übersicht der Stempelungen eines Mechanikers für einen Tag angezeigt.

Den Mechaniker im Auswahlfeld auswählen und die Anzeige der Stempelzeit erfolgt.

Im Datumsfeld kann mit den Pfeil-Schaltflächen vor > oder zurück < geblättert werden.

Anhand des Drucken Buttons erfolgt die Ausgabe.

Im Registerfeld Kommt/Geht/Pause wird die Übersicht der Stempelungen für Kommt, Geht und Pause angezeigt.

Die erste Monteurstempelung muss immer eine Kommt Stempelung sein. Weicht die Arbeitsanfangszeit des Monteurs ab, ist diese zu ändern.

Wird die Kommt Stempelung vom Mechaniker vergessen, erscheint ein Infofenster, in welchem die Kommtstempelung erfasst werden kann.

Dazu in den Modus Ändern wechseln, den Mechaniker anhand Abwärtspfeil auswählen und die fehlende Zeit Kommt, Geht, Pause erfassen und speichern.

Soll eine weitere Stempelung erfasst werden, den Neu Button bestätigen und über den Abwärtspfeil den Typ und die Zeit der Stempelung zuordnen.

Beim Nachtragen von Stempelzeiten muss im Registerfeldbereich Produktiv, Reiter Stempelung pro Auftrag die tatsächliche Endzeit des Auftrages erfasst werden, bevor der Mechaniker zum Beispiel in die Pause geht.

In der Statistik Ausgabe Monatsauswertung pro Mechaniker werden diese Zeiten ausgegeben. Diese beinhaltet die Eintragung Kommt, Geht, Pause.

Daraus erfolgt die Errechnung der Anwesend Zeit, die in Industrieminuten ausgegeben wird. Die Pausen Zeit wird ebenfalls in Industrieminuten umgerechnet und angezeigt.

Im Registerfeld Statistik können verschiedene Auswertungen angezeigt und ausgegeben werden.

Die Verzeichnisangabe erfolgt in der Menüleiste Extras / Optionen / Umgebung.

Der Aufruf erfolgt über das Programm Zeiterfassung, Registerfeld Statistik.

Folgende Auswahl für den Statistiktyp ist möglich:

• Monatsauswertung pro Mechaniker
  
• Auswertung pro Auftrag nach Stempeldatum
  
• Auswertung pro Auftrag nach Rechnungsdatum
  
• Unproduktivauswertung pro Mechaniker
  
• Mitarbeiterstatistik pro AW`s
  

Je nach Statistiktyp werden unterschiedliche Eingabefelder angezeigt.

Voraussetzung

Für die Ausgabe der Statistiken muss in der Hauptmenüleiste Extras / Optionen / Umgebung der Pfad zu Microsoft Excel angegeben werden.

Beispielansicht Pfad zu Microsoft Excel in der Programmumgebung

Feldbeschreibung

Ausgabe

Verzeichnis für die Ausgabe.

Monat / Jahr und Tag / Monat / Jahr

Zeitraumangabe für die Bewertung. Im Feld Monat / Jahr wird nach einem Monat im Jahr selektiert und im Feld Tag / Monat / Jahr für einen bestimmten Tag.

Mechaniker

Als Default im Feld Mechaniker ist die Auswahl -- Alle -- vorbelegt, anhand der Auswahltaste ist die Auswertung für einen Mechaniker möglich.

Abrechnungsdatum bis Heute

Selektion für die Statistiken Auswertung pro Auftrag nach Stempeldatum und Auswertung pro Auftrag nach Rechnungsdatum. Mit Aktivierung der Checkbox Abrechnungsdatum bis Heute wird die jeweilige Statistik bis zum aktuellen Tagesdatum berechnet und ausgegeben.

Ausgabe der Auftragsarten

Für die Auswertung pro Auftrag nach Rechnungsdatum kann eine zusätzliche Auswahl anhand der Checkboxen erfolgen.

• Extern
• Intern
• GWL
• Alle

Mit der Bestätigung des Drucken Buttons erfolgt die Selektion und Ausgabe.

Auswertungen

Nach der Ausgabe werden Auswertungen angezeigt.

Im Registerfeld Prüfung können Selektionen nach verschiedenen Parametern für die Prüfung von Aufträgen durchgeführt werden.

Für die Auswahl der Eingabeparameter die Checkboxen bearbeiten und mit dem Suchen Button die Selektion starten.

sFeldbeschreibung

Auftragsnummer

Angabe der Auftragsnummer. Wird eine Auftragsnummer eingegeben, darf kein Auftragsdatum von - bis eingegeben werden.

Auftragsdatum von - bis

Angabe eines Zeitraums mit den Feldern Auftragsdatum von und Auftragsdatum bis. Wird der Zeitraum über das Auftragsdatum eingegrenzt, darf keine Auftragsnummer eingegeben werden.

Ungebuchte Aufträge

Ist der Haken gesetzt, werden nur die Aufträge angezeigt, die noch keine Stempelung besitzen. Die Kennzeichnung mit einem roten Kreuz zeigt an, dass keine Stempelung vorhanden ist. Der grüne Haken erscheint, sobald ein Auftrag Abgerechnet, Ausgegeben oder Bestätigt wurde.

Alle Aufträge

Ist der Haken gesetzt, werden alle Aufträge ohne Eingrenzung angezeigt.

Offene Aufträge

Ist der Haken gesetzt, werden nur offene Aufträge angezeigt.

Ausgegebene Aufträge

Ist der Haken gesetzt, werden nur ausgegebene Aufträge angezeigt.

Excelausgabe

Startet die Übergabe nach Microsoft Excel.

Feldbeschreibung Übersicht

Nummer

Anzeige Auftragsnummer.

Datum

Anzeige Auftragsdatum.

Name

Anzeige Kundennamen.

Ungebucht

Wird ein rotes Kreuz angezeigt, wurde der Auftrag nicht fakturiert. Bei einem grünen Haken wurde der Auftrag abgerechnet.

Abgerechnet

Wird ein rotes Kreuz angezeigt, wurde der Auftrag nicht fakturiert. Bei einem grünen Haken wurde der Auftrag abgerechnet.

Bestätigt

Der grüne Haken zeigt, dass der Auftrag abgerechnet wurde.

Feldbeschreibung Excelausgabe

Auftrags-Nr.

Anzeige Auftragsnummer.

Rng.- Nr.

Anzeige Rechnungs-Nummer.

Datum

Anzeige Auftragsdatum.

Kunden-Nr.

Anzeige Kundennummer.

Kundenname

Anzeige Kundenname.

Auftragsstatus

Angabe Auftragsstatus: Neu / Abgerechnet.

Berater2

Anzeige des Monteurs für den jeweiligen Auftrag.

Im Registerfeld Parameter findet die Verwaltung für die Zeiterfassung statt.

Der Aufruf erfolgt über das Programm Zeiterfassung, Registerfeld Parameter.

Die Erfassung der Typen von Unproduktiv-, Urlaubs- und Abwesenheitsarten für die Auswertungen wird im Parameterbereich angelegt.

Mit dem Bestätigen der Optionsfelder erscheint die jeweilige Übersicht:

Alle Typen

Anzeige der Übersicht aller erfassten Typen.

Unproduktiv

Erfassung nicht weiter verrechenbaren Arbeiten. Zuordnung Typ Unproduktiv für die Auswertungen.

Urlaub

Definitionen von Urlaubsarten.

Wird im Bereich Typ ein anderer Typ erfasst, wird der Eintrag in der zugehörigen Checkbox gespeichert.

Abwesend

Festlegung aller Fehlzeiten.

Urlaub - Tage/Monat

Verwaltung der Urlaubsplanung und der Anträge. Es werden alle in der Benutzerverwaltung angelegten Mitarbeiter angezeigt. In den Spalten Mechaniker / Tage können die Gesamturlaubstage eines Mitarbeiters angegeben werden. In den Spalten Monat / Tage erfolgt die Erfassung der Arbeitstage je Monat.

Diese Anzeige dient zur Übersicht und wird nicht in der Statistik berücksichtigt.

Wird in der Zeiterfassung ein Urlaubstag gestempelt, erscheint das in der Monteurstatistik, nicht hier in der Anzeige!

Feldbeschreibung

Art

Kürzel für den Typ.

Bezeichnung

Bezeichnung für den Typ.

Typ

Auswahl der Zuordnung der Arbeit über den Abwärtspfeil.

Bei der Auswahl Unproduktiv erscheint die Neuanlage direkt in der Checkbox Unproduktiv, die anderen Typen werden entsprechend der zugehörigen Checkbox zugeordnet.

Aktiv

Beim Aufruf des Stempelautomaten, kann eine direkte Verbuchung der Kosten anhand des Buttons F8 Unproduktiv erfolgen. Mit einem Haken in der Checkbox Aktiv wird beim Stempeln mit dem Button F8 Unproduktiv die hinterlegte Unproduktivart verrechnet. Es kann nur eine Unproduktivart hinterlegt werden.

In der Menüleiste können verschiedene Einstellungen durchgeführt werden.

Optionen

Der Aufruf erfolgt über die Menüleiste Extras / Optionen.

Feldbeschreibung

Automatisches Ausloggen nach (in Sekunden)

Die Dauer in Sekunden, nachdem der Stempelautomat wieder auf das Login-Fenster zurückkehrt.

Anzeigeperiode

Auswahl der Periode als Vorgabe für die Anzeige.

Infofenster anzeigen

Automatische Anzeige der Tätigkeitsübersicht. Auswahl nach Filiale und Art möglich. Dieses Fenster wird automatisch angezeigt, sobald das Programm Zeiterfassung aufgerufen wird. Die Tätigkeitsübersicht kann im Zeiterfassungsprogramm ebenso mit der Funktionstaste F12 manuell gestartet werden.

Überprüfungsintervall in Sekunden

Intervall in Sekunden, nach dem die Tätigkeitsansicht aktualisiert werden soll.

Meldung bei Filialummeldung anzeigen

Hinweisfenster, sobald sich ein Mechaniker bei einer anderen Filiale anmeldet.

Meldung bei Auftragsstempelung

Hinweisfenster für das Bestätigen der Auftragsstempelung.

Einstellen der Minutenart

Für die Zeiterfassung sind folgende Vorgaben notwendig.

Es kann mit Industrieminuten (1 Stunde entspricht 100 Minuten) oder Normalminuten (1 Stunde entspricht 60 Minuten) gearbeitet werden.

Die Minutenart wird im Programm Firmenstamm / Allgemein / Händlerstammsatz festgelegt.

Passwort für Stempelautomaten fest hinterlegen

Soll die Passwortabfrage für die Monteure bei der Anmeldung am Stempelautomaten entfernt werden, ist im Programm Benutzerverwaltung der Haken aus der Checkbox Passwort zwingend zu entfernen.

Infofenster

Über die Menüleiste Bearbeiten / Infofenster anzeigen wird die Tätigkeitsübersicht angezeigt.

Vorab die Filiale und Art über die Auswahltaste auswählen.